為規(guī)范土木工程學院行政公章（以下簡稱“公章”）的使用行為（以下簡稱“用印”），加強管理，特制訂本規(guī)定。

    1、公章指定專人保管。公章由土木工程學院（下以下簡稱“學院”）辦公室主任保管，不得隨意放置。非經(jīng)土木工程學院院長（下以下簡稱“院長”）批準，不得擅自委托他人代管。

       2、公章僅限在辦公室內(nèi)使用，不得將印章私自攜帶到其他地方使用。確因工作需要，必須攜帶外出的，須經(jīng)院長批準并采取防范措施，確保公章安全，并應在用印記錄中注明。

3、用印登記制度。學院制定“土木工程學院行政公章使用登記簿”，所有用印均須登記后方可用印。用印登記記錄應長期保存，以備查閱。用印登記的主要信息包括：用印日期、用印文件（或各類資料，以下統(tǒng)稱“文件”）的名稱或事項摘要（涉及個人的事務須載明主要當事者姓名）、每一種文件的份數(shù)、經(jīng)辦人（公事）或申請人（個人事務）。上述信息不全的文件，不得用印。

4、嚴禁在空白介紹信、空白紙等無具體內(nèi)容的憑證或紙張上加蓋印章。

5、用印審批：原則上由院長審批。但符合以下第6～8條規(guī)定的，可根據(jù)所涉事務的性質(zhì)，由學院相關(guān)領(lǐng)導審批。

6、凡用印文件的性質(zhì)屬于教學常規(guī)事務，且該文件的最終去向僅限于校內(nèi)時，經(jīng)院長授權(quán)，可由分管教學副院長批準用印。

7、凡用印文件的性質(zhì)屬于學生工作的常規(guī)事務，且該文件的最終去向僅限于校內(nèi)時，經(jīng)院長同意，可由學院書記或副書記批準用印。

8、涉及經(jīng)費開支、經(jīng)費預算、經(jīng)濟合同的任何文件，涉及人員（師生）獎懲、評價、鑒定、遴選的任何文件，雖未涉及經(jīng)費開支、經(jīng)費預算、經(jīng)濟合同及人員獎懲、評價、鑒定、遴選但最終去向是校外其他單位的文件，均由院長批準用印。此類文件如為急件，且院長外出時，學院相關(guān)分管領(lǐng)導在對該文件進行嚴格審核、把關(guān)的基礎(chǔ)上，在向院長報告（通報）擬用印文件的主要內(nèi)容和關(guān)鍵信息，并經(jīng)院長同意后可批準用印；但公章保管人在此類用印之前，應與院長取得聯(lián)系以確認文件的關(guān)鍵信息。

9、學生的各種申請、成績單、介紹信、個人證明、證卡等用印，必須由帶班輔導員審核簽字，登記學生的班級、姓名及相關(guān)信息后用印。關(guān)于學生事務的用印，經(jīng)辦人只能是帶班輔導員或班主任（或能夠證明用印材料信息真實性的其他相關(guān)教師）而不是學生。

10、需批量集中處理的學生工作事務材料的用印，必須由輔導員登記信息，由書記或副書記批準后用印。原則上此類用印，仍須由公章保管人親自用印，確有需要時，可由輔導員負責用印，但只能在公章保管人的辦公室內(nèi)用印。

11、在為教職工開具個人證明時，如所證明的信息是顯而易見的客觀信息（指無須經(jīng)學院或?qū)W院領(lǐng)導批準即可成立的“信息”），公章保管人可以在其登記后直接用印，但在登記時應載明所證明信息的主要內(nèi)容。此類用印，批準人登記為公章保管人本人。

12、凡根據(jù)第8條的規(guī)定，經(jīng)學院副院長、學院書記或由學院書記指定副書記批準用印的，應在登記簿上注明。

13、凡擬用印的文件上，已經(jīng)院長批準并在文件上簽署的，公章保管人可以在登記后直接用印，但應在登記簿上注明“該文件已經(jīng)院長簽署”。

14、公章保管人應妥善保管公章并嚴格按本規(guī)定使用公章，用印前應認真核對文件的主要信息、用印登記的信息，確保二者一致；用印時必須親自蓋印，不得將公章交由他人自行蓋印。公章保管人如違規(guī)用印，學院將追究其責任。

土木工程學院

2020.08.21